Is jouw ledenlijst AVG-proof? De 3 controles die elke vereniging elk seizoen zou moeten uitvoeren
06-11-2025 • Redactie
Ledenlijsten zijn gevoelige documenten. Ze bevatten persoonsgegevens zoals geboortedata, telefoonnummers, betaalstatus en soms zelfs medische informatie. Deze data slingert bij veel verenigingen door mailgroepen, Excel-exports en appjes. Dat is niet alleen onhandig, maar juridisch risicovol.
De AVG vraagt niet om juristen; ze vraagt om redelijkheid. Met drie seizoenscontroles voorkom je dat je per ongeluk de grens over gaat.
1. Verwijder oud-leden binnen redelijke termijn
Excel-lijsten groeien seizoenenlang door. Eenmaal lid = jarenlang zichtbaar. Terwijl de AVG stelt: gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.
Waarom dit fout gaat:
- Meerdere versies gaan rond
- Vrijwilligers bewaren oude lijsten lokaal
- Niemand voelt zich eigenaar van “opschonen”
Een moderne oplossing automatiseert dit: leden krijgen een beëindigingsdatum en verdwijnen vervolgens automatisch uit exports én mailinglijsten. Zo voorkom je dat vrijwilligers per ongeluk privacy schenden.
2. Houd foto-toestemmingen actueel en aantoonbaar
Foto''s van jeugdleden zijn het grootste privacy-risico. Toestemming moet herroepbaar zijn. Maar in de praktijk werkt het zo:
- lijstje onderaan Excel
- “ouders zeiden ooit dat het mocht”
- onvindbare mails van seizoenen terug
Concreet voordeel: In Mijnclubportaal kan ieder lid zélf aangeven of hij/zij herkenbaar in beeld mag. Deze voorkeur is op ieder moment aanpasbaar. Bij het uploaden van foto''s downloadt de verantwoordelijke een actuele lijst, zodat fouten voorkomen worden.
Dit scheelt discussies, tijd en potentiële klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
3. Minimaliseer lokale opslag op privé-apparaten
Een gemiddeld datalek bij verenigingen komt door:
- Excel in de “Downloads”-map
- automatische iCloud/Google Drive syncing
- gedeelde gezinslaptops
Gebruik in plaats daarvan rol-gebaseerde inzage in een portaal. Vrijwilligers zien alleen wat ze nodig hebben. Exportrechten zijn beperkt en centraal te beheren.
Tijdbesparing: Bij wisseling van trainer of bestuurslid hoef je niets na te lopen. Verwijder de rol → toegang stopt direct. Geen documenten achteraf “terugzadelen”.
Hoe een ledenportaal het fundamenteel efficiënter maakt
- Automatisch up-to-date opt-ins: leden regelen dit zelf
- Centrale opslag: geen documenten op privé-apparaten
- Export met één klik: altijd de juiste foto-voorkeuren
- Audit-trail: wie wijzigde wat en wanneer
- Statusgestuurd: oud-leden verdwijnen automatisch
Kun je dit zonder software regelen?
Jazeker, maar:
- Zet een vaste verantwoordelijke aan het begin van ieder seizoen
- Archiveer Excel-versies centraal (geen downloads)
- Houd een opt-in lijst bij én documenteer herroeping
- Verwijder toegang tot gedeelde data zodra een rol stopt
Dit vraagt discipline. Veel verenigingen vertrouwen op vrijwilligers — en vrijwilligers wisselen.