Is jouw ledenlijst AVG-proof? De 3 essentiële controles voor elke vereniging
06-11-2025 • Redactie
Ledenlijsten bevatten gevoelige data. De AVG vraagt vooral aantoonbare zorgvuldigheid. Met drie controles per seizoen beheers je risico’s zonder papiermolen.
1) Opschonen van oud-leden
Excel leeft door: oud-leden blijven staan in exports en mailinglijsten. Spreek bewaartermijnen af en automatiseer status → “inactief”.
2) Foto-toestemming: aantoonbaar en herroepbaar
Toestemming per lid, elk moment aanpasbaar. In de praktijk werkt een portaal het best: leden (of ouders) wijzigen zelf; de verantwoordelijke downloadt met één klik een actuele lijst “wel/niet herkenbaar”.
Tijdbesparing: 30–90 min per evenement aan zoeken/discussie.
3) Minimaliseer lokale opslag
Grootste lek: Excel in “Downloads” en automatische cloud-sync. Werk met rolgebaseerde inzage en beperkte exportrechten.
Seizoenslog (simpel maar effectief)
- Actieve/inactieve leden gecontroleerd
- Foto-opt-ins ververst (export opgeslagen)
- Toegangen opgeschoond
- Incidenten genoteerd