Veelgestelde vragen

Vaak binnen enkele werkdagen, soms zelfs dezelfde dag. Na een korte intake zetten we jullie omgeving klaar (eigen domein of subdomein), importeren we bestaande ledenlijsten en helpen we basisrollen en -rechten in te richten.

Ja, alle data wordt over een veilige (TLS) verbinding verzonden en gehost binnen de EU, met dagelijkse back-ups en monitoring. Als vereniging ondertekenen jullie een verwerkersovereenkomst (DPA) waarin onze verantwoordelijkheden rondom data en privacy worden vastgelegd.

Contributie-inning en eenmalige betalingen (bijvoorbeeld voor evenementen) staan op de roadmap. De huidige versie van Mijnclubportaal richt zich volledig op ledenbeheer, communicatie, agenda en documenten.

Je krijgt e-mail support tijdens kantooruren*.

Daarnaast denken we actief mee bij de inrichting (rollen, nieuwsbrieven, evenementen) en bij vragen over AVG-inrichting.

Complexe wensen of maatwerk bespreken we graag vooraf, zodat je weet waar je aan toe bent.

*Kantooruren op werkdagen (ma-vr, 09:30-17:00). Berichten verzonden buiten onze kantooruren worden normaal gesproken de eerstvolgende werkdag behandeld.

Ja, elk lid heeft een persoonlijk profiel die hij/zij zelf mag aanpassen (bijvoorbeeld telefoonnummer, adres, extra e-mails, voorkeuren). Zo blijft de ledenadministratie actueel zonder dat alles via de secretaris hoeft te lopen.

Nieuwe bestuursleden krijgen een passende rol toegewezen en zien direct de juiste onderdelen van het portaal. Uitgaande bestuurders verliezen hun toegangsrechten zodra hun rol wordt verwijderd. Je hoeft dus niet met oude accounts en gedeelde wachtwoorden te werken.

Leden loggen in met hun e-mailadres en ontvangen een eenmalige inloglink (magic link). Geen wachtwoorden om te vergeten en een stuk veiliger.

We ondersteunen import via CSV/JSON, zodat je leden niet handmatig hoeft over te typen. Mocht je bepaalde tools bij derde partijen willen blijven gebruiken dan kun je die in Mijnclubportaal verbergen. We adviseren echter om zoveel mogelijk binnen één systeem te werken, zodat je tijd en fouten bespaart.

Ieder lid geeft zelf aan of hij/zij herkenbaar in beeld wilt op foto's binnen het platform, dit doen zij via hun profiel. Bij het beheren van media en albums kun je een actuele lijst met toestemmingen inzien, zodat je altijd weet wie er wel of niet op de foto wil. Het blijft de verantwoordelijkheid van de vereniging om hier zorgvuldig mee om te gaan.

Nee, het portaal is algemeen ingericht en werkt voor sportclubs, buurt- en wijkverenigingen, studieverenigingen, VvE’s en stichtingen. Eén vaste set functionaliteiten, geen doolhof van modules: leden, agenda, communicatie, documenten en privacy in één pakket.

Ja, je kunt ledenlijsten en overige relevante gegevens exporteren. Mocht je ooit willen stoppen, dan zit je niet vast in een gesloten systeem en kun je de data meenemen naar een ander pakket of eigen oplossing.

Je start met een gratis proef van 30 dagen. Daarna betaal je een vast abonnementstarief met een minimale looptijd van 12 maanden en jaarlijkse facturatie.

De actuele prijs en opstartkosten vind je op de pagina met prijsinformatie. Voor sportverenigingen kan een deel van de kosten vaak worden gedekt via het Clubbase/NOC*NSF-ondersteuningsbudget.

Standaard krijgt iedere vereniging een eigen subdomein op Mijnclubportaal en worden e-mails verzonden vanaf noreply@mijnclubportaal.nl. Wil je een eigen domein (bijvoorbeeld app.jouwvereniging.nl & adres@jouwvereniging.nl) gebruiken, dan is dat mogelijk via eenmalige DNS-aanpassingen.

De kosten hiervoor bedragen maandelijks €5,- excl. BTW bovenop je abonnementskosten. Volledige white-labeling en aanpassingen aan de look-and-feel van het platform vallen onder maatwerk - informeer hiervoor naar de mogelijkheden.

We luisteren actief naar feedback van verenigingen. Nieuwe functionaliteiten worden zoveel mogelijk generiek ontwikkeld, zodat alle clubs ervan profiteren.

Hebben jullie een specifieke wens, dan kijken we of dit past binnen de roadmap of dat maatwerk nodig is.